Remote Support

“Een financiële afdeling moet veel meer zijn dan een passieve dienst die alle transacties keurig registreert. Wij willen een actieve dienst zijn die meehelpt bij het sturen van onze onderneming.” Aan het woord is Nico Declerck, financieel directeur van de INNI Group uit Heule. Hij werkt aan een project om de financiën van het bedrijf op dagelijkse basis up-to-date te houden. Nico Declerck: “De grafische sector consolideert en staat onder druk. Om daarin winstgevend te kunnen groeien, moeten we snel kunnen bijsturen, onder meer op basis van valabele cijfergegevens.”

De INNI Group ontstond vorig jaar uit de fusie van drukkerij en uitgeverij Continuga en Drukkerij Strobbe, beroemd om zijn Druivelaar-kalender. Vanuit de fusie had men zelfgeschreven software voor productieplanning geërfd en die moest vernieuwd worden. De INNI Group koos voor MultiPress als nieuw ERP-systeem en daarbij hoorde nieuwe software voor het financiële beheer. “Uit de producten die compatibel waren met MultiPress hebben we na een analyse voor Sage BOB 50 gekozen,” zegt Nico Declerck. “Het is de juiste keuze gebleken, want ze voldoet aan alles wat we functioneel nodig hebben en ondersteunt onze doelstelling van meer sturing op basis van actuele cijfers.”

Maandelijkse stand van zaken

Hoewel er verschillende vennootschappen in de groep zitten, men steeds internationaler werkt en er jaarlijks meer dan 35.000 verkoop- en aankoopfacturen verwerkt worden, trekt de financiële afdeling nu elke maand een tussentijdse interne rekening. “Vroeger maakten we slechts elk kwartaal een tussentijds verslag en dan nog meestal twee maand na het kwartaaleinde. Dat was ontoereikend om mogelijke problemen te voorkomen of we namen soms beslissingen alleen op het gevoel. Dat is nu sterk veranderd”, aldus Nico Declerck.

Ook de verwerking van bestellingen, facturen en betalingen gaat veel sneller dan voorheen. Nico Declerck: “We willen alle geleverde bestellingen binnen de twee werkdagen factureren, plus aankoopfacturen en betalingen op de dag zelf verwerken. We hebben die doelstelling nog niet helemaal bereikt, maar we zijn in de buurt. Als we onze boekhoudsoftware nog wat intensiever gebruiken en onze interne processen nog net iets beter opvolgen, dan komen we er zeker.”

Extra automatisering

INNI beheert zijn financiën dus met Sage BOB 50, plus verschillende extra modules, zoals een bankmodule voor het rechtstreeks inlezen van CODA-bestanden met inkomende betalingen en het automatisch aanmaken en uitwisselen van betalingsbestanden. Daarnaast is er de module BOB-link voor een rechtstreekse koppeling aan de MultiPress ERP-software, plus de onderdelen BOB-ole voor rapportering in Microsoft Excel, BOB-demat voor het inscannen en automatisch herkennen van alle facturen en tot slot Approval voor de interne goedkeuring van financiële documenten, voornamelijk aankoopfacturen.

Nico Declerck: “We verwerken niet alleen sneller, we hebben al veel tijd vrijgemaakt. De goedkeuring van een aankoopfactuur gebeurt niet meer op papier maar via e-mail, bijvoorbeeld. Wij boeken de aankoopfactuur en zetten de betaling in afwachting klaar. Dan vertrekt er automatisch een e-mail plus later een eventuele herinnering naar de persoon die de factuur moet goedkeuren. De aankoopfactuur is gescand, dus onze collega kan die van op zijn pc controleren. Van zodra hij of zij goedkeurt door gewoon te klikken, wordt de betalingsopdracht vrijgegeven en gaat die automatisch mee in de volgende betalingsronde.”

Zelf rapporten maken

Daarnaast werd ook de rapportering een heel stuk eenvoudiger. “Ik maak nu zelf m’n basisrapporten in Excel”, zegt Nico Declerck. “Een eerste keer maak ik een rapport met de gegevens en de pivot tables die ik nodig heb. Dan koppel ik dat bestand aan Sage BOB 50. Als ik een volgende keer het Excel-bestand open, moet ik gewoon op ‘Vernieuwen’ klikken om meteen een update te krijgen met alle actuele gegevens. Ik moet hetzelfde rapport nooit meer twee keer maken.”

De vrijgekomen tijd gebruikt men nu vooral om de verkoopfacturen nog beter te controleren. “We willen zeker niet te weinig aanrekenen, maar ook niet te veel, want dan komen er klachten die we natuurlijk moeten opvolgen en rechtzetten, met alle tijdverlies van dien,” zegt Nico.

Maatwerk om extra tijd te winnen

Het project gaat nu een laatste fase in met een onderdeel dat speciaal geschreven werd voor de afdeling INNI Publishers. Die verkoopt vooral losbladige uitgaven in een abonnementsformule. Duizenden bedrijven zijn geabonneerd op de publicaties die allerlei sociale en juridische zaken behandelen. De facturatie daarvan moet binnenkort volledig automatisch gebeuren vanuit Sage BOB 50, inclusief de doorlopende facturatie van de abonnementen, uitsturen van herinneringen en de opvolging van de betalingen.

Sofatech installeerde Sage BOB 50 plus de extra modules en zorgt nu ook voor het extra onderdeel om het facturatieproces van INNI Publishers te vereenvoudigen. Nico Declerck: “Tijdens de initiële selectieprocedure zijn we voor het eerst met Sofatech in contact gekomen. We hadden direct het gevoel dat we op dezelfde golflengte zaten en hebben niet overwogen om een andere specialist van Sage BOB te contacteren om te vergelijken. De implementatie van Sage BOB 50 is zeer snel verlopen en volledig binnen budget gebleven. Het was duidelijk dat Sofatech er ten volle voor gegaan is, dit project was ook voor hen een uitdaging. Vooral hun persoonlijke aanpak kan ik het meest appreciëren, je merkt dat we echt meetellen als klant.”

<quote>

De grafische sector consolideert en staat onder druk. Om daarin winstgevend te kunnen groeien, moeten we snel kunnen bijsturen, onder meer op basis van valabele cijfergegevens.

<bij grote foto>

Nico Declerck: “Ik maak nu zelf m’n basisrapporten in Excel, koppel ze aan Sage BOB 50 en de nieuwste gegevens worden automatisch opgehaald.”

<bij grote foto>

Nico Declerck: “We willen alle geleverde bestellingen binnen de twee werkdagen factureren, plus aankoopfacturen en betalingen op de dag zelf verwerken.”

<kader>

Resultaat van het project

  • Financiële afdeling helpt de onderneming te sturen
  • Snellere interne rapportering met actuele cijfers
  • Verkoopfacturen klaar twee dagen na uitlevering
  • Aankoopfacturen en betaling onmiddellijk verwerkt
  • Goedkeuring van aankoopfacturen niet meer op papier
  • Rapporten maken in Excel, met koppeling naar Sage
  • Betere controle op verkoopfacturen, minder fouten