Remote Support

Laconte stapte af van een heterogene, niet-geïntegreerde verzameling van losse IT-pakketten. Sofatech integreerde Bouwsoft met Sage BOB 50. Tegelijk stapten de medewerkers van Laconte over op Microsoft Office 365 en ontsloot Sofatech het gebruik van Bouwsoft en Sage BOB 50 van op afstand met Microsoft Terminal Server. Het resultaat is een omgeving die voor een opmerkelijke tijdwinst, productiviteit en efficiëntie zorgt. Zaakvoerder Luc Laconte behoudt dankzij de nieuwe aanpak het overzicht over de hele flow van het bedrijf. Dat laat hem toe sneller de juiste acties te ondernemen en zo in te spelen op de vlug veranderende behoeften van de markt.

Sofatech stelde voor over te stappen naar Microsoft Office 365. We hoeven nu niet meer te investeren in extra servers, software of onderhoud. De oplossing draait volledig in de cloud.

Laconte is gespecialiseerd in HVAC en sanitair,zinkwerk en dakdichting. Het bedrijf uit Rumbeke voert de installaties van A tot Z zelf uit en staat ook in voor verder onderhoud & herstellingen. De klanten van Laconte en zowel particulieren als professionele klanten, waaronder bedrijven uit de industrie, zorginstellingen en scholen. Laconte is een familiebedrijf met 5 mensen in binnendienst en 18 arbeiders “op de baan”.

Met zaakvoerder Luc Laconte staat reeds de vierde generatie aan het hoofd van de onderneming… “We zijn actief in een markt die snel evolueert”, zegt Luc Laconte. “Denken we maar aan de opkomst van vloerverwarming, warmtepompen en zonneboilers. We scholen ons voortdurend bij om op de vraag van de klant te kunnen inspelen.” Laconte levert daarbij een service van hoog niveau, onder meer via een hersteldienst voor dringende interventies die dag en nacht paraat staat.

Komaf maken met dubbele gegevensinvoer

Om in die concurrentiële en snel evoluerende markt stand te houden, is een goede administratieve opvolging & IT-ondersteuning hierin essentieel. Doorheen de jaren had Laconte daarvoor diverse aparte pakketten in gebruik genomen, onder meer voor werkplanning, voorraadbeheer, facturatie en boekhouding. De oplossingen waren echter niet geïntegreerd. Dat zorgde voor veel manuele (her)input, soms tot vier keer toe, in vier verschillende systemen… Het spreekt voor zich dat die manier van werken veel druk legde op de administratieve medewerkers. Door het vele manuele werk, bleef ook de juistheid van de data dikwijls ondermaats.

Omdat Laconte zelf niet direct de nodige mankracht noch specialisten in eigen huis had, vonden ze in Marc Cuvelier (zelfstandig consultant, MCU Solutions) de ideale externe “sparring” partner om hun administratieve processen grondig te analyseren en te optimaliseren.

“Laconte had het pakket Bouwsoft al in gebruik genomen”, legt Marc uit. “Dat is een administratief pakket voor de bouwsector dat in het begin hoofdzakelijk werd gebruikt voor het maken van materiaalbonnen. Het bedrijf wilde een nieuwe stap zetten om ook de werkbonnen van de techniekers, de facturatie en de boekhoudkundige & financiële opvolging van hun projecten beter te kunnen integreren.”

Integratie tussen Bouwsoft en Sage

BOB 50 met Sofatech Op zoek naar een alternatief voor de diverse pakketten die Laconte in huis had, kwam het bedrijf al snel bij Sofatech terecht. De IT-partner uit Houthulst koos resoluut voor een geïntegreerde aanpak van Laconte’s processen. “We hebben Bouwsoft behouden en verder uitgewerkt als basissysteem”, zegt Marc Cuvelier. “We beheren er nu, naast de bestelbonnen, de volledige verkoopfacturatie mee. Ook alle informatie over prijzen en artikels kunnen we nu automatisch up to date houden, onder andere via import van prijslijsten van leveranciers zoals Van Marcke & Omniterm.”

Na een grondige analyse van de processen en behoeften van Laconte, werd er beslist om Bouwsoft in te integreren met het boekhoudpakket Sage BOB 50. Daarmee schakelt Laconte vandaag een pak manueel werk uit. “En er is veel geautomatiseerd. De klanten en facturen worden automatisch van Bouwsoft ingelezen in Sage BOB 50 zonder dat deze opnieuw moeten ingegeven worden.”

Koppeling met Isabel 6

Sage BOB 50 werd eveneens gekoppeld met de banksoftware Isabel. Onder meer de betalingen door leveranciers (inclusief de berekeningen van contantkortingen) en de rekeninguittreksels worden automatisch ingelezen.

Marc Cuvelier: “Het afpunten van de verkoopfacturen gebeurt nu automatisch! Het handmatig overtypen van cijfers in onze bankmodule of boekhouding is hiermee definitief verleden tijd.”

In de cloud met Microsoft Office 365

Intussen werkte Sofatech ook een oplossing uit voor het verouderde serverpark van Laconte. Bouwsoft en Sage BOB 50 draaien op een lokale server, maar daarnaast koos Laconte ook voor “de cloud”. “Zo hoeven we niet te investeren in extra servers, software of het bijhorende onderhoud”, zegt Luc Laconte. Sofatech rolde Microsoft Office 365 uit. Omdat de internetverbinding essentieel is bij het gebruik van een cloudoplossing, voorzag Sofatech in twee aparte fysieke lijnen bij Telenet en Belgacom. Bij uitvallen van de eerste internet verbinding neemt de andere automatisch over: daarmee is de beschikbaarheid van Office 365 en rest van de internet toegang gegarandeerd.

“Voor onze medewerkers is in principe niets veranderd”, zegt Luc Laconte. “Of de software in de cloud draait of op een lokale server, maakt voor hen geen verschil.” Een bijkomend voordeel is alvast dat Office 365 de zaakvoerder de mogelijkheid biedt om ook thuis en onderweg het systeem in te kijken.

Digitalisering van aankoopfacturen

Om dezelfde reden implementeerde Sofatech bij Laconte Windows Terminal Server. Die oplossing biedt van op afstand toegang tot Bouwsoft en Sage BOB 50, waardoor nu ook de magazijnier via een Tablet doorheen gans het magazijn zijn bestellingen kan doen….

Met de nieuwe IT-omgeving slaagde Sofatech erin de behoeften van Laconte in te vullen. Het sluitstuk vormt de digitalisering van de aankoopfacturen en het gebruik van Microsoft Search Server. “Die oplossing fungeert als zoekmachine en laat de medewerkers toe razendsnel alle noodzakelijke documenten terug te vinden, bijvoorbeeld via factuurnummer, artikelnummer of een korte omschrijving”, zegt Marc Cuvelier. “Vroeger moesten ze daarvoor soms verschillende mappen met papieren aankoopfacturen doorzoeken. De winst aan tijd en efficiëntie is enorm.”

Luc Laconte toont zich erg enthousiast over de oplossingen die Sofatech in zijn bedrijf eerzette. “De tijdwinst is essentieel: de projectcyclus is ingekort en we kunnen sneller factureren. Dankzij de automatisering kan het bestaande administratieve team de groei van het bedrijf aan. Bovendien hebben we op ieder moment een duidelijk zicht op de cijfers. We hebben nu een overzicht op de hele flow binnen het bedrijf.”


VOORDELEN

  • integratie van Bouwsoft - Sage BOB 50 - Isabel: eenmalige data-invoer zorgt voor tijdwinst, meer productiviteit en een lagere foutenlast
  • Microsoft Office 365: geen extra investering in hardware en software, “any time any place” werken met de meest recente versie van de oplossing, tegen een voorspelbare kostprijs per gebruiker
  • Microsoft Terminal Server: voor toegang tot alle belangrijke systemen van op afstand (draadloos doorheen gans het magazijn, van thuis uit, op locatie,…)