Remote Support

“Als zaakvoerder van een KMO ben je niet zuinig met je inspanningen, maar op een goede dag is het toch te veel. De manuele behandeling van de facturatie naar de boekhouding werd na al die jaren zo evident, dat ik er misschien iets te lang mee doorgegaan ben,” zegt Vicky Roels, die VDBS-Beveiliging uit Oostakker leidt samen met haar echtgenoot Marc Van den Broecke. “Maar nu is het voorbij met facturen manueel inboeken, we hebben zoveel mogelijk geautomatiseerd, papierwerk maximaal proberen vermijden en heel veel tijd uitgespaard.”

VDBS-Beveiliging is een erkende beveiligingsinstallateur, gespecialiseerd in elektronische beveiliging. Het bedrijf werkt nu niet alleen sneller en efficiënter, de boekhouding werd ook goedkoper. “Ons budget voor een externe boekhouder is gedaald als gevolg van onze nieuwe boekhoudsoftware. Daarnaast gebruiken we de tijd die is vrijgekomen onder meer om onze contracten beter te beheren en vanzelf te factureren. Klanten hebben servicecontracten die we jaarlijks verlengen en geïndexeerd factureren. Vanaf nu loopt dat ook automatisch.”

Drieduizend verkoopfacturen per jaar vanzelf gemaakt

Zo moet VDBS-Beveiliging amper nog manueel tussenkomen bij de aanmaak van 3.000 verkoopfacturen per jaar. De verkoopfacturen van de servicecontracten komen rechtstreeks uit Sage BOB 50 en zowat alle andere facturen komen uit Bouwsoft, waarmee VDBS-Beveiliging onder meer zijn projecten en zijn administratie beheert. Het inboeken van de verkoopfacturen uit Bouwsoft naar Sage BOB 50 gaat ook automatisch. Aankoopfacturen, ongeveer 1.000 per jaar, worden gescand, naar Sage BOB doorgesluisd en manueel ingeboekt vanaf de scan.

“Er is zeker nog een deel manueel werk, maar alle dubbele werk is verdwenen. Vroeger had ik de meeste aankoopfacturen wel vier keer in mijn handen, dat werd te gek,” aldus Vicky Roels. “Omdat de koppeling tussen Bouwsoft en Sage niet het volledige factuurdetail doorstuurt, heb ik er wel voor gekozen om ook de verkoopfacturen te scannen. Ze worden gekoppeld aan de juiste lijn in de boekhouding, zodat ik bij de opvolging ervan, bijvoorbeeld om de factuur van een trage betaler te controleren, gewoon even moet klikken om te verkoopfactuur te openen.”

Op maat geautomatiseerd

VBDS Beveiliging heeft ook niet alles geautomatiseerd. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de aankoopfacturen vanuit Sage BOB 50 door te sturen naar Bouwsoft. “Voor sommige bedrijven is dat wel interessant, maar voor ons had dat onvoldoende meerwaarde en na een testperiode zijn we ermee gestopt,” aldus Vicky Roels. Ze is dan ook tevreden dat ze zelf kan kiezen wat ze nodig heeft voor haar bedrijf en onnodige kosten kan vermijden. “We hebben bijvoorbeeld een beperkt servicecontract. Onze boekhoudsoftware wordt voor altijd up-to-date gehouden, maar voor de helpdesk nam ik geen abonnement. Opnieuw, voor ons is dat niet nodig, de software is eenvoudig genoeg om er vlot mee te werken.”

Koppeling met Bouwsoft

“We werken al bijna vijf jaar met Bouwsoft en dat is top voor onze dagelijkse workflow, maar boekhouding is niet voorzien in die software. In theorie hadden we kunnen overstappen naar een groter pakket waarmee we administratie, planning en boekhouding in dezelfde software konden beheren, maar Bouwsoft is betaalbaar en doet perfect wat wij nodig hebben. Daarom hebben we geïnformeerd naar de boekhoudsoftware waarmee Bouwsoft samenwerkte. Dat bleek Sage BOB 50 te zijn. We hebben de mogelijkheden van die software bekeken, contact genomen met een aantal bestaande klanten, de offerte van Sofatech vergeleken met een concurrerend aanbod en de garantie gekregen dat de link tussen Bouwsoft en Sage BOB 50 zeker ging werken en blijven werken. De beslissing was dan snel gemaakt en intussen werken we al bijna een jaar met ons nieuw boekhoudpakket.”

Vicky Roels: “Ik kan zeker zeggen dat er meer is uitgekomen dan ik had verwacht. Geen urenlang werk meer aan manuele bankboekingen. De betalingsopvolging is nu veel meer accuraat en sneller dan vroeger. We maken ook manueel geen verkoopfacturen meer. Alles samen een hele opluchting.”

Resultaat van het project

  • Alle verkoopfacturen automatisch aangemaakt
  • Geen manueel inboeken van verkoopfacturen
  • Alle facturen gescand en met één klik op het scherm
  • Verlaagd budget voor externe boekhouder
  • Beter beheer van de servicecontracten
  • Dubbel werk in facturatie en boekhouding is weg
  • Betalingen automatisch verwerken
  • Snel en accuraat overzicht van trage betalers

<foto>

Vroeger had ik de meeste aankoopfacturen wel vier keer in mijn handen, blij dat ik daar vanaf ben.

<foto>

We kunnen zelf kiezen welke modules en diensten we nodig hebben voor ons bedrijf en op die manier onnodige kosten vermijden.