“Van een veelvoud aan Excelbestanden naar één helder platform”. Virginie Vleirick, Group Financial and Project Controller bij POC Real Estate vertelt over digitalisering, vastgoedcomplexiteit en vertrouwen in je partners.
POC Real Estate ontwikkelt high-end residentieel vastgoed aan de Belgische en Poolse kust, met een duidelijke focus op kwaliteit, duurzaamheid en maatschappelijke meerwaarde. Om hun processen te stroomlijnen en toekomstgericht te werken, nam het bedrijf Sofatech onder de arm en stapten ze over naar Odoo.
Bouwen aan woondromen
“We ontwikkelen residentiële projecten op toplocaties langs de kust,” vertelt Virginie “Bij POC Real Estate kiezen we bewust voor een brede waaier aan formules.
Die variatie maakt onze aanpak flexibel en klantgericht, maar tegelijkertijd ook complex. Elk project heeft een eigen timing, juridische structuur en betrokken partners.
Structuur is dus essentieel. En precies daarom kwam de nood aan een krachtiger IT-oplossing naar boven.”
Van Excel-chaos naar centraal overzicht
“Tot voor kort werkten we nog met een overload aan Excelbestanden,” vertelt Virginie. “Data waren versnipperd, informatie werd vaak dubbel ingevoerd,
rapportages kostten enorm veel tijd. We hadden duidelijk nood aan meer centralisatie en structuur.”
Sofatech begeleidde POC in de overstap naar Odoo.
“We zijn gestart met een grondige analyse,” vult Peter Pyck van Sofatech aan. “Al snel werd duidelijk dat gegevens op meerdere plekken werden bijgehouden
en dat er geen centrale structuur was.
Onze opdracht? Data één keer correct invoeren en overal bruikbaar maken, met zoveel mogelijk standaardfunctionaliteiten.” Dat is gelukt. “We werken vandaag met zo’n 80% standaardfuncties van Odoo en 20% maatwerk,” zegt Virginie. “Voor een organisatie met onze complexiteit is dat een mooi evenwicht, vind je niet ?”
Eén platform, vele toepassingen
De toepassingen van Odoo zijn bij POC Real Estate breed. We hebben een op maat gemaakte POC Real Estate app, waarin, in combinatie met de projectenapp, elke fase van de vastgoedontwikkeling, van acquisitie,
over verkoop tot oplevering, nauwgezet kan opgevolgd worden. Het CRM-systeem wordt zowel voor verkoop als voor de opvolging van de acquisitiedossiers ingezet. Met verkoop en facturatie gebeurt nu de volledige flow, van offerte tot order, gevolgd door een geautomatiseerde en tijdige facturatie. Via inkoop gebeurt de registratie van contracten met onderaannemers, de opvolging en goedkeuring van vorderingsstaten en de automatische verwerking van aankoopfacturen. Binnen Odoo werd een
geautomatiseerde goedkeuringsflow opgezet terwijl de rapportagefunctionaliteit zorgt voor het genereren van belangrijke rapporten.
Iedereen mee in het systeem, van aankoop tot boekhouding
Voor POC is een van de grootste successen dat iedereen in het bedrijf vandaag met hetzelfde systeem (Odoo) werkt. “Van aankoop, ontwikkeling, uitvoering,
verkoop tot boekhouding: iedereen zit mee op het platform. Dat is op zich al een enorme stap vooruit.”
Toch is dat niet vanzelf gegaan. “Change management blijft een uitdaging,” geeft Virginie toe. “Mensen zijn gehecht aan Excel en aan hun eigen manier van werken.
Het is vertrouwd, snel, een houvast. Overschakelen naar een nieuw systeem vraagt tijd én vertrouwen. Het dubbele werk in de overgangsfase is lastig, maar de winst aan efficiëntie en controle weegt daar ruimschoots tegenop.”
"We hebben nu een structuur die de kwaliteit en transparantie van ons proces bewaakt. Alles loopt nu gestroomlijnd via Odoo en dat helpt ons om sneller en adequater te beslissen."
Rapporteren met visie
Rapportage is voor POC een belangrijk aandachtspunt.
“Goede rapporten maken de voortgang en de knelpunten zichtbaar. Maar om betrouwbare rapporten te genereren, is het essentieel dat data tijdig, nauwkeurig en volledig geregistreerd worden.”
Met de hulp van Sofatech slaagden ze erin een cruciaal bouwkostrapport te integreren binnen Odoo, iets waarvan ze aanvankelijk dachten het te moeten doen in een andere tool”. “Odoo bleek krachtiger dan we hadden verwacht. Het werkt, is sneller, we houden alles binnen hetzelfde systeem én hebben op die manier een realtime inzicht in onze cijfers.”
Blik op de toekomst
POC Real Estate kijkt ambitieus naar de toekomst met Odoo en Sofatech als strategische partner.
Belangrijke aandachtspunten zijn het versterken van de datakwaliteit, migratie van historische data, optimalisatie van rechtenbeheer en op termijn de overstap naar de nieuwste Odoo-versie. “Geen wereldschokkende dingen,” zegt Virginie. “maar het zijn wél zaken die constante aandacht vragen.”
Ook e-facturatie staat hoog op de agenda. “Het is een hot topic binnen finance. We hopen dat Odoo dit vlot kan ondersteunen zonder extra software of manuele
handelingen. Waar dat vroeger totaal onhaalbaar was, voelt het nu als een logische volgende stap. Verder hoopt POC in de toekomst Odoo ook te kunnen
inzetten voor rapportering rond duurzaamheid.
“Duurzaamheid wordt almaar belangrijker. Niet alleen voor ons, maar voor de hele sector. Als we dit via Odoo zouden kunnen aansturen, zou dat een enorme
meerwaarde zijn.”
De klik met Sofatech
Waarom POC voor Sofatech koos? “We zochten een lokale partner die Odoo door en door kent, meedenkt, maatwerk kan leveren en onze business begrijpt,”
zegt Virginie. “Duidelijke prijsafspraken, transparante communicatie, een realistische planning en goede support waren ook cruciaal.”
En of de verwachtingen min of meer zijn ingelost? “Meer meer dan min,” lacht Virginie, “Peter en zijn collega’s denken mee, challengen ons waar nodig en zorgen dat we blijven groeien. Dat is exact wat je wil van een digitale partner.”