Authentieke kwaliteit, ondersteund door technologie
“We willen dat mensen écht kunnen genieten van onze smaakvolle koffie,” zegt Nicolas, een van de zaakvoerders, “dat ze een tweede of derde tasje kunnen drinken zonder dat ze er een glas water bij nodig hebben. Onze branding gebeurt, in tegenstelling tot de grote multinationals, langzaam en zorgvuldig, waardoor je gerust nog een tweede of derde kopje kunt drinken.”
Die aandacht voor kwaliteit én beleving, zagen ze graag vertaald naar hun service: vlot kunnen bestellen, duidelijke informatie en minder werk voor de klant. Dat laatste was cruciaal, beaamt Benjamin.
Met die duidelijke en ambitieuze visie klopte de koffiebrander aan bij Sofatech. Met Odoo ontdekten ze een digitaal platform dat hen toelaat om de processen
te stroomlijnen én hun klanten beter te bedienen, hét antwoord op hun vraag dus.
"Sofatech zat op de juiste manier achter onze veren. Niet opdringerig, wel proactief."
Een efficiëntere verkoop en sterkere klantenbinding
Een van de grootste verbeteringen? De snelheid en eenvoud waarmee offertes nu gemaakt worden.
“Vroeger, met ons vorige programma, kon het wel even duren voor een offerte de deur uit was. Nu is dat vijf minuten, enkele klikken, minimale aanpassingen en je hebt een mooie offerte. Dat maakt een wereld van verschil,” klinkt het. “We kunnen sneller en on-the-go schakelen, zijn minder tijd kwijt aan administratie wat ons toelaat meer te focussen op advies en het contact met de klant.”
Ook de webshop werd geïntegreerd in Odoo, wat dubbele input en fouten nu uitsluit. “Vroeger moesten we handmatig gegevens overnemen van bestellingen. Een tikfout, een verkeerd huisnummer en een levering liep al mis. Nu zit alles gekoppeld: van bestelling tot factuur en voorraadbeheer.”
Service met een persoonlijke toets
Grootmoeders Koffie wil vooral ontzorgen. Niet alleen met producten van de beste kwaliteit, ook met service die even goed is. Klanten mogen rekenen op een vaste opvolging: telefonisch, per mail of automatisch via het platform. “We zorgen ervoor dat onze klanten nooit zonder koffie vallen. Dat is onze belofte. Odoo laat ons die belofte nog beter waarmaken.”
Voor de klant betekent dat een vlottere beleving, het team krijgt zo meer ruimte om écht in te zetten op relatiebeheer. “We merken dat onze medewerkers nu tijd hebben voor dat extra babbeltje, om te adviseren, iets nieuws voor te stellen … En dat is waardevol voor ons. We zijn en blijven immers een familiebedrijf. Dat menselijke mag niet verloren gaan in digitalisering.”
Digitale stappen, op het juiste moment
De overstap naar een nieuw systeem kwam er op een logisch moment: een combinatie van groei, een verbouwing met een winkelruimte en de intrede van
Benjamin, die een stuk verjonging en vernieuwing met zich meebracht. “Dan voel je: dit is hét moment om onze werkwijze te herbekijken. En eerlijk: je denkt vaak dat je logisch bezig bent … tot iemand van buitenaf, een nieuwe medewerker dingen in vraag durft te stellen. Dat heeft ons geholpen om ons systeem, om processen eenvoudiger te maken.”
De implementatie verliep niet zonder uitdagingen. Sommige zaken waren met de jaren organisch gegroeid en dat ineens in een systeem gieten, bleek niet altijd evident, maar de klik met Sofatech bleek doorslaggevend. “Ze zaten op de juiste manier achter onze veren. Niet opdringerig, wel proactief. Dat is wat je wil van een IT-partner: iemand die meedenkt, dingen durft benoemen, bijstuurt waar nodig en je niet laat wachten.”
Odoo als toekomstgerichte keuze
Grootmoeders Koffie bekeek destijds verschillende pakketten, maar blijft overtuigd van hun keuze voor Odoo. “Het groeit mee met je bedrijf. Updates brengen telkens echte verbeteringen, facturen via Peppol kunnen versturen is momenteel erg belangrijk. En het feit dat we zelf kleine aanpassingen kunnen doen, zorgt voor de nodige flexibiliteit.”
“De samenwerking met Sofatech ervaren we als een grote plus. Ze spreken er onze taal. Als we iets technisch niet begrijpen, leggen ze het menselijk en helder uit. Ze denken mee in functie van onze werking, niet in functie van de software.
Een warm pleidooi voor mensgerichte digitalisering
Grootmoeders Koffie is het levende bewijs dat authenticiteit en digitalisering perfect hand in hand kunnen gaan. “We willen groeien, efficiënter werken, tijd besparen waar het kan, maar niet ten koste van onze identiteit. Met Odoo en Sofatech hebben we een structuur gevonden die ons helpt om efficiënter te werken, zonder het persoonlijke waarmee we groot werden te verliezen. En dat maakt het verschil, voor ons én voor onze klanten.”